Quels sont les documents à remettre au salarié lors de la rupture de son contrat de travail ?

Lors de la rupture du contrat de travail, l'employeur doit respecter certaines formalités administratives. Il doit mentionner sur le registre du personnel le départ du salarié et fournir le cas échéant une déclaration de départ aux seniors. Surtout, un certain nombre de documents doivent être remis au salarié parmi lesquels le certificat de travail, une attestation Pôle emploi lui permettant de faire valoir ses droits au chômage et un reçu pour solde de tout compte détaillant les sommes versées lors de la rupture.

Ces documents de fin de contrat doivent être remis à l’issue du contrat, c’est-à-dire à l’issue du préavis, qu’il soit exécuté ou non.

La remise du certificat de travail

Ce document doit être remis au salarié, peu importe le motif de la rupture du contrat de travail du salarié. Il reprend les informations suivantes : nom et prénoms du salarié, nom ou raison sociale de l’employeur, adresse de l’entreprise, date d’entrée et de sortie du salarié dans l’entreprise, nature de l’emploi occupé ainsi que les différents postes et les périodes d’occupation de ces postes.

Si très peu de conditions de formes sont imposées, la jurisprudence a dégagé un certain nombre de mentions qui ne doivent pas figurer dans ce document.  Ainsi, il ne peut y être indiqué l’éventuelle obligation de non concurrence à laquelle serait astreint le salarié sans son accord. Le certificat de travail ne doit comporter aucune mention discriminatoire ou pouvant porter préjudice au salarié.

Le certificat de travail doit être mis à disposition du salarié. L’employeur n’a donc pas l’obligation de lui adresser ce document par courrier à son domicile, sauf condamnation des juridictions prud’homales en ce sens.

La non-délivrance du certificat de travail est passible d’une amende prévue pour les contraventions de 4ème classe.

La remise de l’attestation Pôle emploi

Là-encore, ce document doit être remis peu importe les motifs de la rupture du contrat de travail, y compris en cas de démission ou de prise d’acte de la rupture.

Cette attestation est nécessaire pour permettre au salarié d’exercer ses droits à l’assurance chômage.

La méconnaissance de cette obligation est punie pour l’employeur par l'amende prévue pour les contraventions de la 5e classe. Surtout, le salarié peut demander à être indemnisé devant les juridictions pour la remise tardive de ce document au titre du préjudice subi (Soc. 14 septembre 2016 N°15-21.794)

La remise du reçu pour solde de tout compte

Le solde de tout compte est établi par l'employeur en double exemplaire et remis par le salarié au terme du contrat. Ce document fait l'inventaire des sommes versées au salarié lors de la rupture du contrat de travail. L'un des exemplaires est remis au salarié contre signature. Ce document est obligatoire (Circ. DGT 5 du 17-3-2009).

Le reçu pour solde de tout compte peut être dénoncé par le salarié dans les 6 mois suivant sa signature, délai au-delà duquel il devient libératoire pour l'employeur pour les sommes qui y sont mentionnées. La dénonciation doit être faite par lettre recommandée, sans avoir à être motivé.

Le reçu ne peut avoir d'effet libératoire que pour les sommes qui y sont mentionnées, peu importe qu'il soit rédigé en termes généraux (Soc. 18 décembre 2013 N°12-24.985). Ainsi, le document qui fait état d'une somme globale et renvoie pour le détail des sommes versées au bulletin de paie annexé n'a pas d'effet libératoire.

En pratique, si l’employeur refuse de vous remettre vos documents de fin de contrat, il est recommandé de lui demander par courrier officiellement cette remise. Au besoin, faites-vous assister dès ce stade par un avocat. Si le refus persiste, seule la saisie du Conseil de prud’hommes pourra vous permettre d’en obtenir la délivrance.

Pour avoir plus de renseignements, n’hésitez pas à vous rapprocher du cabinet JADDE Avocats.

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